Polityka prywatności

Sera Leads OÜ („Sera”, „my”, „nas” lub „Spółka”; dane kontaktowe znajdują się na końcu niniejszej polityki prywatności) dba o ochronę Twojej prywatności i danych osobowych. 

Pojęcia pisane wielką literą użyte w tym dokumencie mają znaczenie określone tutaj lub (jeśli ich tu nie zdefiniowano) w Warunkach Świadczenia Usług Sera dostępnych na naszej stronie https://www.seraleads.com („Strona internetowa”).

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jak zbieramy, używamy, przechowujemy, udostępniamy i przetwarzamy Twoje dane osobowe. Dotyczy to sytuacji, gdy odwiedzasz naszą Stronę internetową, korzystasz z naszych Usług (w tym naszej aplikacji do generowania leadów sprzedażowych opartej na AI, tworzenia e-maili i obsługi korespondencji e-mail – „Aplikacja”) oraz ogólnego kontaktu z Tobą. Polityka ta dzieli się na trzy części:

• Osoby odwiedzające Stronę internetową – dane, które przetwarzamy, gdy korzystasz z naszej Strony, w tym pliki cookies i podobne technologie;

• Dane Konta i Dane Klienta – przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Aplikacji Sera. Obejmuje to zarówno (a) upoważnionych użytkowników naszych klientów („Klient”), którzy zarządzają Aplikacją („Dane Konta”), jak i (b) dane naszych Klientów („Dane Klienta”) przetwarzane w Aplikacji podczas świadczenia Usług (w tym generowania leadów i e-maili);

• Informacje ogólne – bezpieczeństwo danych, transfery międzynarodowe, Twoje prawa oraz sposób kontaktu z nami.

1. PRZETWARZANIE DANYCH PODCZAS WIZYTY NA NASZEJ STRONIE INTERNETOWEJ

Kto odpowiada za przetwarzanie Twoich danych osobowych

Jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych, gdy odwiedzasz naszą Stronę internetową i korzystasz z niej. Oznacza to, że decydujemy o celach i sposobach ich przetwarzania. Nasze dane kontaktowe znajdziesz na końcu tego dokumentu.

Kogo dotyczy przetwarzanie i jakie dane zbieramy

Ta sekcja dotyczy osób, które odwiedzają naszą Stronę internetową i z niej korzystają.

Możemy automatycznie zbierać niektóre dane (także za pomocą narzędzi zewnętrznych), gdy korzystasz z naszej Strony. Dotyczy to informacji o Twoim urządzeniu, przeglądarce, sposobie korzystania ze strony, adresie IP i ogólnej lokalizacji. Zazwyczaj zbieramy:

• odwiedzone strony i czas na nich spędzony;

• Twoje interakcje z elementami Strony;

• adres IP, typ i wersję przeglądarki, typ urządzenia oraz system operacyjny;

• adres URL, z którego trafiasz na naszą stronę, oraz statystyki użytkowania.

Przetwarzamy również dane, które podajesz nam dobrowolnie – na przykład, gdy wejdziesz w kontakt w sprawie prezentacji demo, zapiszesz się na newsletter, skontaktujesz się z nami lub skorzystasz z innych funkcji. Mogą to być:

• imię, adres e-mail, numer telefonu;

• nazwa pracodawcy i stanowisko;

• treść wiadomości przesyłanych przez formularze lub czaty.

Gdy podanie danych jest konieczne do skorzystania z jakiejś funkcji (np. rezerwacji demo), oznaczymy te pola jako obowiązkowe. Bez nich nie będziemy mogli odpowiedzieć na Twoją prośbę ani udostępnić danej funkcji.

Możemy łączyć dane podane przez Ciebie z tymi zbieranymi automatycznie.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy wyżej opisane dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Możemy również anonimizować dane osobowe tak, aby nie można ich było z nikim powiązać. Takich zanonimizowanych danych używamy do analizy trendów, ulepszania funkcji i rozwoju nowych usług.

Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji wyżej wymienionych celów lub wymogów prawnych. Standardowe okresy to:

• Dane z plików cookies i narzędzi analitycznych przechowujemy przez okres do 1 roku;

• Dane z formularzy kontaktowych i zapytań (np. rezerwacji demo) przechowujemy do 3 lat, aby sprawnie prowadzić z Tobą kontakt.

Możemy przechowywać dane dłużej, jeśli wymaga tego rozstrzyganie sporów, ochrona naszych praw lub przepisy prawa. Dane mogą być usunięte wcześniej na Twoje żądanie. Pamiętaj jednak, że usunięcie danych może uniemożliwić nam świadczenie niektórych usług.

Niektóre dane mogą być przechowywane w bezpiecznych kopiach zapasowych przez ograniczony czas w celu ochrony przed awariami. Są one usuwane, gdy przestaną być potrzebne.

Pliki cookies i śledzenie

Używamy plików cookies i podobnych technologii, aby ulepszać działanie Strony, rozumieć jak z niej korzystasz i dostarczać odpowiednie reklamy. Używamy następujących rodzajów cookies:

• Niezbędne cookies – konieczne do działania Strony. Nie można ich wyłączyć;

• Analityczne cookies – pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze Strony;

• Funkcjonalne cookies – pozwalają zapamiętać Twoje ustawienia i preferencje;

• Cookies stron trzecich – ustawiane przez zewnętrzne firmy w celach analitycznych lub reklamowych.

Opcjonalnych cookies używamy tylko za Twoją zgodą, którą możesz zarządzać przez odpowiednie narzędzie na naszej Stronie lub w ustawieniach swojej przeglądarki. Wyłączenie niektórych cookies może wpłynąć na wygodę korzystania ze Strony.

2. PRZETWARZANIE DANYCH W ZWIĄZKU Z KORZYSTANIEM Z APLIKACJI SERA

Kto odpowiada za przetwarzanie Twoich danych osobowych

Dostęp do Aplikacji Sera odbywa się przez naszą Stronę internetową i podlega naszej Umowie (w tym Warunkom Świadczenia Usług, Zamówieniu, Planowi Subskrypcji, Polityce Prywatności oraz umowie powierzenia przetwarzania danych).

W zależności od rodzaju danych i celu ich przetwarzania, możemy działać jako administrator lub jako podmiot przetwarzający.

• W przypadku Danych Konta (danych kontaktowych personelu i przedstawicieli naszych Klientów, którzy zarządzają Aplikacją), działamy jako administrator danych.

• W przypadku Danych Klienta, które są przesyłane, generowane i wprowadzane w Aplikacji podczas korzystania z naszych usług, działamy jako podmiot przetwarzający. Dane te obejmują wszelkie informacje przekazane przez użytkowników lub wygenerowane w drodze korzystania z usług. Klienci są administratorami tych danych i to oni odpowiadają za podstawę prawną ich przetwarzania.

• Przetwarzamy także Dane Eksploatacyjne („Dane Eksploatacyjne”) jako administrator. Są to techniczne dane dotyczące wysyłki e-maili, dostarczalności wiadomości i ogólnego korzystania z systemu.

Kogo dotyczy przetwarzanie i jakie dane zbieramy

(a) Dane Konta

Dotyczy to upoważnionych użytkowników naszych Klientów, którzy korzystają z Aplikacji Sera. Przetwarzamy:

• imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko i nazwę firmy;

• logi aktywności i użytkowania wewnątrz Aplikacji;

• dane do rozliczeń, faktur i dane konta.

(b) Dane Klienta

Dotyczy to danych przetwarzanych w ramach Usług, w tym danych dotyczących Klienta, jego użytkowników oraz klientów końcowych. Dane te mogą zawierać:

• imię, adres e-mail, stanowisko, nazwę firmy i inne dane kontaktowe;

• teksty i treści przesyłane podczas korzystania z Aplikacji;

• automatycznie generowane logi interakcji;

• wyniki wygenerowane przez komponenty AI (np. leady, dane kontaktowe, wygenerowane e-maile);

• wszelkie inne dane osobowe zawarte w Danych Klienta.

Nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych (o których mowa w art. 9 RODO). Aplikacja nie służy do zbierania danych wrażliwych czy biometrycznych. Jeśli takie dane zostaną przypadkowo przesłane, Klient odpowiada za zapewnienie legalności ich przetwarzania.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy wyżej opisane dane w następujących celach i na następujących podstawach:

Jako administrator możemy trwale zanonimizować Dane Klienta. Takich danych nie da się już powiązać z żadną osobą. Przetwarzamy je bezterminowo, aby ulepszać działanie Aplikacji, rozwijać AI oraz tworzyć analizy jakościowe. Opieramy to na naszym uzasadnionym interesie.

Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak to konieczne do realizacji celów lub celów prawnych. Okresy przechowywania to:

• Dane Konta są przechowywane przez czas trwania umowy z Klientem oraz do 3 lat po jej zakończeniu;

• Dane Klienta przechowujemy przez czas trwania umowy i usuwamy je w ciągu 90 dni od jej rozwiązania (chyba że ustalono inaczej). Przez 30 dni po zakończeniu umowy Dane Klienta można pobrać z Aplikacji zgodnie z naszymregulaminem;

• Dane Eksploatacyjne oraz trwale zanonimizowane Dane Klienta przechowujemy bezterminowo, ponieważ stanowią one własność Sera i służą do rozwoju usług;

• Niektóre dane (np. księgowe i podatkowe) przechowujemy przez okres do 7 lat.

Dane mogą być usunięte wcześniej na żądanie Klienta zgodnie z umową powierzenia danych. Usunięcie danych może uniemożliwić dalsze świadczenie naszych usług.

Niektóre dane mogą być przechowywane w archiwach i kopiach zapasowych przez pewien czas, wyłącznie w celu odzyskiwania danych po awarii lub w celach zgodności z prawem.

3. Uregulowania Ogólne

Przechowywanie i przekazywanie danych osobowych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed ich przypadkowym usunięciem, utratą, zmianą lub nieuprawnionym dostępem. Stosujemy szyfrowanie danych oraz ścisłą kontrolę dostępu. 

Wszystkie dane przetwarzamy na bezpiecznych serwerach na terenie Unii Europejskiej. Obecnie nie przekazujemy danych poza UE/EOG. Gdyby zaszła taka potrzeba, poinformujemy Cię o tym i zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO (np. Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską).

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tych zabezpieczeniach, skontaktuj się z nami.

Odbiorcy danych

Możemy udostępniać dane zaufanym partnerom, którzy świadczą usługi w naszym imieniu. Korzystamy z pomocy zewnętrznych systemów, m.in. dostawców dużych modeli językowych (LLM), technologii AI, usług integracyjnych, dostawców usług hostingowych, narzędzi analitycznych oraz systemów zapobiegania oszustwom. Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na nasze zlecenie i zgodnie z odpowiednimi umowami.

Nasza aktualna lista podwykonawców jest dostępna tutaj.

Możemy też ujawnić dane, jeśli wymaga tego prawo (np. na żądanie sądu lub urzędu ochrony danych), dbając zawsze o właściwą podstawę prawną.

Dane mogą być również udostępnione doradcom prawnym lub organom ścigania w przypadku podejrzenia naruszenia umowy lub niezgodnych z prawem działań.

W przypadku fuzji, przejęcia lub sprzedaży aktywów naszej firmy, dane mogą zostać przekazane nowym podmiotom z zachowaniem pełnej poufności i wyłącznie w celu realizacji tej transakcji.

Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych

Gdy działamy jako administrator Twoich danych, przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo do informacji: masz prawo wiedzieć, w jaki sposób i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane;

• Prawo dostępu: możesz prosić o dostęp do swoich danych i otrzymać ich kopię;

• Prawo do przenoszenia danych: możesz prosić o przesłanie danych w uporządkowanym formacie do innego administratora, o ile jest to technicznie możliwe;

• Prawo do sprostowania: jeśli Twoje dane są niepoprawne lub niepełne, możesz żądać ich poprawienia;

• Prawo do ograniczenia przetwarzania: możesz żądać wstrzymania przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. gdy kwestionujesz ich prawidłowość);

• Prawo do sprzeciwu: możesz sprzeciwić się przetwarzaniu danych opartego na naszym uzasadnionym interesie lub w celach marketingu bezpośredniego. Wtedy przestaniemy je przetwarzać, chyba że mamy ważne, prawnie uzasadnione powody do dalszego przetwarzania;

• Prawo do usunięcia danych („bycie zapomnianym”): możesz żądać usunięcia swoich danych, gdy nie są już potrzebne, gdy wycofasz zgodę lub gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem. Istnieją od tego wyjątki (np. gdy musimy zachować dane ze względu na przepisy prawa);

• Prawo do wycofania zgody: jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w każdej chwili. Nie wpływa to na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem;

• Prawo do wniesienia skargi: jeśli uważasz, że naruszamy przepisy o ochronie danych, możesz złożyć skargę do organu nadzorczego.

W sytuacjach, gdy działamy tylko jako podmiot przetwarzający (np. dla Danych Klienta), swoje prawa należy zgłaszać bezpośrednio do właściwego Klienta (który jest administratorem). Pomożemy Klientowi w realizacji takiego wniosku.

Pamiętaj, że niektóre prawa (szczególnie usunięcie lub przenoszenie) mogą nie dotyczyć Danych Eksploatacyjnych i zanonimizowanych Danych Klienta, które przechowujemy dla ulepszania usług.

Zmiany w Polityce Prywatności

Możemy aktualizować ten dokument. O ważnych zmianach powiadomimy Cię z wyprzedzeniem (np. na Stronie lub e-mailem). Data aktualizacji znajduje się zawsze u góry strony. Zachęcamy do regularnego sprawdzania tej zakładki.

Kontakt z nami

Jeśli masz pytania lub uwagi do tej polityki prywatności oraz przetwarzania danych, napisz do nas na adres:

• Sera Leads OÜ

• Estoński kod rejestru handlowego: 16976269

• Adres rejestrowy: Kentmanni tn 6-6, 10116 Tallinn, Estonia

• e-mail: support@seraleads.com

Naszym organem nadzorczym jest Estoński Inspektorat Ochrony Danych (www.aki.ee).