Tietosuojaseloste

Sera Leads OÜ (”Sera”, ”me”, ”meille” tai ”Yhtiö”; yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen lopusta) on sitoutunut kunnioittamaan yksityisyyttäsi ja suojaamaan henkilötietojasi. 

Tässä tietosuojaselosteessa käytetyillä isoilla alkukirjaimilla kirjoitetuilla termeillä on tässä asiakirjassa määritelty merkitys. Mikäli niitä ei ole määritelty tässä, niillä on sama merkitys kuin Seran palveluehdoissa, jotka ovat saatavilla verkkosivustollamme osoitteessa https://www.seraleads.com (”Verkkosivusto”).

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, säilytämme, jaamme ja muuten käsittelemme henkilötietojasi, kun vierailet Verkkosivustollamme tai käytät palveluitamme. Palveluihimme kuuluu tekoälypohjainen myyntiliidien generointi-, sähköpostien generointi- ja sähköpostiviestintäpalvelusovellus (”Sovellus”). Tämä seloste koskee myös yhteydenpitoa kanssasi. Seloste on jaettu kolmeen osaan:

• Verkkosivuston kävijät – henkilötiedot, joita käsittelemme, kun vierailet tai käytät Verkkosivustoamme (mukaan lukien evästeet ja vastaavat tekniikat);

• Tilitiedot ja asiakastiedot – tietojen käsittely Sera-sovelluksen käytön yhteydessä. Tämä kattaa sekä (a) asiakkaidemme (”Asiakas”) valtuutetut käyttäjät, jotka määrittävät, hallitsevat tai muuten käyttävät Sovellusta (”Tilitiedot”), että (b) asiakkaidemme tiedot (”Asiakastiedot”), joita käsitellään Sovelluksessa palvelun tarjoamisen yhteydessä (mukaan lukien liidien generointi, sähköpostien generointi ja sähköpostiviestintä).

• Yleiset tiedot – tietoturva, kansainväliset tietojen siirrot, tietosuojalakiin perustuvat oikeutesi ja yhteystietomme.

1. TIETOJEN KÄSITTELY VERKKOSIVUSTON VIERAILUN JA KÄYTÖN YHTEYDESSÄ

Kuka vastaa henkilötietojesi käsittelystä

Olemme rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, joita käsitellään vieraillessasi ja käyttäessäsi Verkkosivustoamme. Tämä tarkoittaa, että me määritämme käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Yhteystietomme löytyvät tämän tietosuojaselosteen lopusta.

Käsittelyn kohteena olevat henkilöt ja käsiteltävät henkilötietotyypit

Tämä osio ja siinä kuvattu tietojen käsittely koskee henkilöitä, jotka vierailevat ja käyttävät Verkkosivustoamme.

Saatamme käsitellä henkilötietoja, joita keräämme automaattisesti (myös kolmannen osapuolen työkalujen kautta), kun vierailet Verkkosivustollamme. Näitä ovat tiedot laitteestasi, selaimestasi, käyttötavoistasi, IP-osoitteestasi ja yleisestä sijainnistasi. Tyypillisesti keräämiämme tietoja ovat:

• vieraillut sivut ja kullakin sivulla vietetty aika;

• vuorovaikutus Verkkosivuston eri osien kanssa;

• IP-osoite, selaimen tyyppi ja versio, laitetyyppi, käyttöjärjestelmä;

• viittaava URL-osoite ja käyttötilastot.

Saatamme myös käsitellä henkilötietoja, joita annat vapaaehtoisesti Verkkosivuston kautta, esimerkiksi kun varaat esittelyn, tilaat markkinointiviestejä, otat meihin yhteyttä tai käytät muita toimintoja. Näitä tietoja voivat olla:

• nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero;

• työnantaja ja ammattinimike;

• kaikki lähettämäsi viestit tai sisällöt (esim. lomakkeiden tai chatin kautta).

Kun tiettyjen tietojen antaminen on pakollista jonkin toiminnon käyttämiseksi (esim. esittelyn varaaminen), ilmoitamme tästä erikseen. Jos päätät olla antamatta pakollisia tietoja, emme välttämättä pysty vastaamaan pyyntöösi tai tarjoamaan kyseistä toimintoa.

Saatamme yhdistää antamiasi tietoja automaattisesti keräämiimme tietoihin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme tässä luvussa kuvattuja henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla oikeusperusteilla:

Saatamme myös muuttaa henkilötietoja koostetuksi tai anonymisoiduksi tiedoksi, jota ei voida enää yhdistää yksittäiseen henkilöön ja jota ei siksi pidetä henkilötietona. Saatamme käyttää tai jakaa tällaisia tietoja trendien analysointiin, toimintojen parantamiseen ja uusien palvelujen kehittämiseen.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten täyttämiseksi tai sovellettavien lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi. Sovellamme seuraavia säilytysaikoja:

• Evästeiden ja analytiikkatyökalujen kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään enintään 1 vuosi;

• Yhteydenottolomakkeilla tai pyynnöissä (esim. esittelyvaraukset) antamiasi henkilötietoja säilytetään enintään 3 vuotta asiakassuhteen hoitamiseksi ja jatkokysymyksiin vastaamiseksi.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen erimielisyyksien ratkaisemiseksi, oikeuksiemme suojelemiseksi tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Henkilötietoja voidaan myös poistaa aikaisemmin rekisteröidyn pyynnöstä sovellettavan lain mukaisesti. Huomaathan, että tietojen poistopyyntö voi johtaa siihen, ettemme pysty jatkamaan palvelujemme tarjoamista osittain tai kokonaan.

Joitakin henkilötietoja saatetaan säilyttää turvallisissa varmuuskopiointijärjestelmissä rajoitetun ajan. Tämä tehdään ainoastaan tietojen eheyden ja suojauksen varmistamiseksi tai sovellettavan lain vaatimusten vuoksi, ja tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.

Evästeet ja seuranta

Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita erottaaksemme sinut muista käyttäjistä, parantaaksemme Verkkosivuston toimintaa, ymmärtääksemme käyttötapoja ja tukeaksemme osuvaa mainontaa. Käytämme seuraavia evästeluokkia:

• Välttämättömät evästeet – Verkkosivustomme toiminnan kannalta välttämättömät evästeet. Näitä ei voi poistaa käytöstä;

• Analyyttiset evästeet – auttavat meitä ymmärtämään, miten käyttäjät toimivat Verkkosivustolla (esim. sivukäynnit ja liikkuminen sivuilla);

• Toiminnalliset ja suorituskykyevästeet – mahdollistavat paremmat toiminnot ja mukautukset, kuten asetustesi muistamisen;

• Kolmannen osapuolen evästeet – kolmansien osapuolten asettamia evästeitä analytiikkaa tai mainontaa varten.

Muita kuin välttämättömiä evästeitä käytetään vain suostumuksellasi. Voit hallita niitä Verkkosivustollamme olevan evästetyökalun kautta tai selaimesi asetuksista. Tiettyjen evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa käyttökokemukseesi Verkkosivustollamme.

2. SERA-SOVELLUKSEN KÄYTTÖÖN LIITTYVÄ TIETOJEN KÄSITTELY

Kuba vastaa henkilötietojesi käsittelystä

Sera-sovellusta käytetään Verkkosivustomme kautta, ja sitä säätelee Sopimuksemme, johon kuuluvat palveluehdot, tilauslomake, tilaussopimuksen ehdot, tietosuojaseloste, tietojenkäsittelyliite sekä muut palveluehdoissa mainitut asiakirjat ja käytännöt.

Kun tarjoamme Sera-sovellusta, voimme toimia sekä rekisterinpitäjänä että henkilötietojen käsittelijänä riippuen tietojen tyypistä ja käsittelyn tarkoituksesta seuraavasti.

• Toimimme rekisterinpitäjänä Tilitietojen osalta, eli asiakkaidemme valtuuttaman henkilöstön ja edustajien yhteystietojen ja muiden henkilötietojen osalta (esim. henkilöt, jotka määrittävät, hallitsevat tai muuten käyttävät Sovellusta).

• Toimimme henkilötietojen käsittelijänä sellaisten Asiakastietojen osalta, joita lähetetään, syötetään, luodaan tai muuten asetetaan saataville Sera-sovelluksen kautta liidien generointi-, sähköpostien generointi- ja sähköpostiviestintäpalvelujemme yhteydessä. Asiakastiedot sisältävät kaikki tiedot ja materiaalit, joita asiakkaidemme valtuutetut käyttäjät toimittavat Seralle Sovelluksen kautta tai joita luodaan Sovelluksen käytön yhteydessä. Se sisältää myös kaikki asiakkaidemme valtuutettuja käyttäjiä tai heidän loppuasiakkaitaan koskevat tiedot, joita käsitellään Sovelluksessa palvelujen tarjoamisen aikana. Asiakkaamme toimivat näiden Asiakastietojen rekisterinpitäjinä ja vastaavat käsittelyn tarkoitusten ja oikeusperusteiden määrittämisestä.

• Käsittelemme myös palvelutietoja (”Palvelutiedot”) rekisterinpitäjänä. Palvelutiedoilla tarkoitetaan mitä tahansa Sovelluksen tai Palvelujen luomaa teknistä suorituskykytietoa, joka liittyy sähköpostien lähettämiseen, toimitettavuuteen, tehokkuuteen ja järjestelmän käyttöön.

Käsittelyn kohteena olevat henkilöt ja käsiteltävät henkilötietotyypit

(a) Tilitiedot

Tämä viittaa asiakkaidemme valtuutettuihin käyttäjiin, jotka käyttävät tai hallitsevat Sera-sovellusta. Saatamme käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammattinimike ja organisaatio;

• käyttö- ja lokitiedot Sera-sovelluksessa;

• laskutus-, maksu- ja tilitiedot.

(b) Asiakastiedot

Tämä viittaa Palvelujen kautta käsiteltäviin Asiakastietoihin, jotka koskevat Asiakasta, tämän valtuutettuja käyttäjiä ja loppuasiakkaita. Asiakastiedot voivat sisältää:

• nimi, sähköpostiosoite, ammattinimike, organisaatio ja muut yhteystiedot;

• teksti tai muu sisältö, jonka käyttäjä lähettää käyttäessään Sovellusta;

• automaattisesti luodut lokitiedot käytön aikana;

• Sovelluksen tekoälykomponenttien luomat tulokset (esim. liidit, yhteystiedot, sähköpostien sisällöt tai muu Palvelujen kautta luotu tai saatu materiaali);

• kaikki muut henkilötiedot, jotka sisältyvät Palvelujen kautta käsiteltäviin Asiakastietoihin.

Emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä (GDPR:n 9 artiklan mukaisesti), eikä Sera-sovellusta ole tarkoitettu biometristen tai muiden arkaluonteisten tietojen keräämiseen tai analysointiin. Jos tällaisia tietoja lähetetään vahingossa, Asiakas vastaa siitä, että käsittelylle on laillinen peruste.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme tässä luvussa kuvattuja henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla oikeusperusteilla:

Rekisterinpitäjänä saatamme myös anonymisoida Asiakastietoja pysyvästi niin, ettei niitä voida enää yhdistää kehenkään henkilöön. Voimme käyttää tällaista tietoja rajoittamattoman ajan Sera-sovelluksen suorituskyvyn parantamiseen, uusien ominaisuuksien kehittämiseen, tekoälyn toiminnan tehostamiseen sekä tilasto- tai laatuanalyysien tekemiseen. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kehittää ja parantaa palvelujamme.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kyseisten tarkoitusten täyttämiseksi tai lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi. Sovellamme seuraavia säilytysaikoja:

• Tilitietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan ja enintään 3 vuotta sen päättymisen jälkeen;

• Asiakastietoja säilytetään asiakassopimuksen keston ajan, ja ne poistetaan 90 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä, ellei asiakkaan kanssa ole toisin sovittu tai sovellettava laki muuta vaadi. Sopimuksen päättymistä seuraavan 30 päivän vientijakson aikana Asiakastiedot ovat ladattavissa Sovelluksesta palveluehtojemme mukaisesti;

• Palvelutietoja ja pysyvästi anonymisoituja Asiakastietoja säilytetään toistaiseksi, myös asiakassopimusten päättymisen jälkeen, sillä ne ovat Seran yksinomaista omaisuutta ja niitä käytetään palvelujen kehittämiseen;

• Joitakin tietoja (esim. kirjanpito- tai verotustarkoituksiin) voidaan säilyttää enintään seitsemän vuotta.

Henkilötietoja voidaan myös poistaa aikaisemmin asiakkaan tai rekisteröidyn pyynnöstä tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Huomaathan, että tietojen poistopyyntö voi johtaa siihen, ettemme pysty jatkamaan palvelujemme tarjoamista osittain tai kokonaan.

Joitakin henkilötietoja saatetaan säilyttää turvallisissa varmuuskopiointijärjestelmissä rajoitetun ajan. Tämä tehdään ainoastaan tietojen eheyden ja suojauksen varmistamiseksi tai sovellettavan lain vaatimusten vuoksi, ja tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.

3. YLEISET SÄÄNNÖKSET

Henkilötietojesi säilyttäminen ja siirtäminen

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia suojataksemme henkilötietoja, mukaan lukien Tilitietoja ja Asiakastietoja, vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta tai pääsyltä tietoihin. Tämä sisältää tietojen salaamisen siirron ja säilytyksen aikana sekä tiukan pääsynvalvonnan. 

Kaikki käsittelemämme tiedot on tallennettu turvallisiin palvelimiin Euroopan unionin alueella. Emme tällä hetkellä siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos tällaiset siirrot tulevat tarpeellisiksi, ilmoitamme siitä sinulle ja otamme käyttöön asianmukaiset suojatoimet. Varmistamme, että siirrot tehdään GDPR:n V luvun mukaisesti ja Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden perusteella.

Jos haluat lisätietoja näistä suojatoimista, voit ottaa meihin yhteyttä alla olevien yhteystietojen kautta.

Vastaanottajat

Saatamme jakaa henkilötietoja luotettavien kolmannen osapuolen palveluntarjoajien kanssa, jotka suorittavat palveluita puolestamme. Käytämme palvelujen tarjoamisessa kolmannen osapuolen teknologiaa ja kumppaneita, mukaan lukien kielimallipalveluiden tarjoajat, tekoälypalveluiden tarjoajat, integraatiokumppanit, konekäännös- ja puheentunnistuspalvelut, pilvipalvelukumppanit sekä tietoturva-, analytiikka- ja petostentorjuntapalvelut. Nämä kumppanit käsittelevät henkilötietoja puolestamme ohjeidemme ja tietojenkäsittelysopimusten mukaisesti.

Lista nykyisistä alihankkijoistamme on saatavilla täältä.

Saatamme myös luovuttaa henkilötietojasi, jos laki sitä vaatii, esimerkiksi tuomioistuimen määräyksestä tai tietosuojaviranomaisten pyynnöstä. Varmistamme aina, että tällaiselle luovuttamiselle on pätevä laillinen peruste.

Lisäksi saatamme jakaa henkilötietoja, jos epäilemme sopimusrikkomusta tai laitonta toimintaa, tai puolustaaksemme oikeuksiamme lakitupaan asti. Tällöin tietoja voidaan luovuttaa lakiasiainjohtajille, viranomaisille tai muille asianmukaisille tahoille.

Jos olemme mukana yrityskaupassa, sulautumisessa, uudelleenjärjestelyssä, omaisuuden myynnissä tai rahoituskierroksessa, henkilötietoja voidaan jakaa kaupan osapuolille ja heidän neuvonantajilleen. Tämä tehdään tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen kyseisen kaupan toteuttamiseksi.

Oikeutesi henkilötietojesi käsittelyyn liittyen

Siltä osin kuin toimimme henkilötietojesi rekisterinpitäjänä, sinulla on seuraavat oikeudet sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

• Oikeus saada tietoa: sinulla on oikeus saada selkeää ja avointa tietoa siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, mukaan lukien käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet;

• Tarkastusoikeus: voit pyytää pääsyä käsittelemiimme henkilötietoihisi ja saada niistä kopion;

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: voit pyytää, että toimitamme henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, tai että siirrämme tiedot suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista;

• Oikeus tietojen oikaisemiseen: jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus vaatia niiden korjaamista tai täydentämistä;

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: voit pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, kuten silloin, jos kiistät tietojen oikeellisuuden, käsittely on lainvastaista tai tarvitset tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, emmekä me enää tarvitse niitä käsittelytarkoituksiin;

• Vastustamisoikeus: sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme tai suoramarkkinointiin. Tällöin lopetamme käsittelyn, ellemme pysty osoittamaan käsittelyyn erittäin tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää oikeutesi, tai jos käsittely on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi;

• Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi): voit pyytää henkilötietojesi poistamista, kun niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, kun peruutat suostumuksesi tai kun käsittely on lainvastaista. Tähän oikeuteen on poikkeuksia, kuten silloin, jos käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

• Oikeus peruuttaa suostumus: jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn laillisuuteen;

• Oikeus tehdä valitus: jos uskot, että emme ole noudattaneet voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.

Kun toimimme henkilötietojen käsittelijänä (esim. Asiakastietojen kohdalla), rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee osoittaa suoraan kyseiselle Asiakkaalle (rekisterinpitäjälle). Autamme Asiakasta vastaamaan näihin pyyntöihin tietojenkäsittelysopimuksemme mukaisesti.

Huomaathan, että tietyt oikeudet (erityisesti poistaminen ja siirtäminen) voivat olla rajoitettuja Palvelutietojen ja anonymisoitujen Asiakastietojen osalta, sillä niitä säilytetään toistaiseksi oikeutettuja liiketoimintatarkoituksia varten, kuten edellä on kuvattu.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Jos teemme merkittäviä muutoksia, ilmoitamme niistä kohtuullisessa ajassa (esim. Verkkosivustollamme tai sähköpostitse). Selosteen voimassaolopäivä näkyy aina tämän sivun yläosassa. Suosittelemme tarkistamaan tämän sivun säännöllisesti.

Yhteydenotot

Jos sinulla on kysyttävää, kommentteja tai pyyntöjä liittyen tähän tietosuojaselosteeseen tai henkilötietojesi käsittelyyn, ota meihin yhteyttä:

• Sera Leads OÜ

• Viron kaupparekisteritunnus: 16976269

• Rekisteröity osoite: Kentmanni tn 6-6, 10116 Tallinn, Viro

• Sähköpostiosoite: support@seraleads.com

Valvontaviranomaisemme on Viron tietosuojavaltuutettu (Andmekaitse Inspektsioon, www.aki.ee).